Instandhaltung/Instandsetzung/Modernisierung

Jegliche anstehenden Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen sind verwalterseits ordnungs-gemäß vorzubereiten (je nach Dringlichkeitsfeststellung); dies gilt gleichermaßen für kontinuierliche Pflege- und Erhaltungsmaßnahmen (Maler-, Gärtnerarbeiten usw.) wie insbesondere für größere Instandsetzungen (insbesondere zur Erhaltung der Funktionstauglichkeit und Sicherheit der gemeinschaftlichen Bauteile, Einrichtungen und Anlagen). Die Vorbereitung des Verwalters hat grundsätzlich in der Weise zu erfolgen, wie auch ein gewissenhafter Hausalleineigentümer in gleicher Situation vernünftigerweise handeln würde. Üblicherweise sind mehrere vergleichbare Kosten- und Konkurrenzangebote einzuholen, um dem allgemeinen kaufmännischen Primärgebot ‹kostenbewusster und sparsamer Bewirtschaftung› Rechnung zu tragen. Eine Bau- bzw. Sanierungsleistung muss "preiswert", nicht billig sein. Unter Wirtschaftlichkeits- und Qualitätsgesichtspunkten kann es mitunter also auch ratsam sein, nicht den billigsten Anbieter auszuwählen bzw. der Gemeinschaft zu empfehlen. In dieser Vorbereitungsphase sollten auch Verwaltungsbeiräte in Entscheidungen miteingebunden und ggf. auf ihre Rechte und Pflichten nach § 29 Abs. 3 WEG hingewiesen werden. Ideal wäre es, wenn Verwalter und Beirat in nachfolgender Eigentümerversammlung eine übereinstimmende Empfehlung abgäben. Großsanierungen sollten in ausführlicher Weise "ausgeschrieben" werden (über ein zu erstellendes Leistungsverzeichnis). I. d. R. ist eine solche Ausschreibung über einen grundsätzlich beschlussgemäß zu beauftragenden Sonderfachmann zu veranlassen und durchzuführen; dieser hat dann auch Leistungsvergleiche vorzunehmen und in Abschlussberichten den Eigentümern gegenüber entsprechende Empfehlungen zu geben. Pflichten und Honorierung ergeben sich insoweit aus Grundsätzen der HOAI (Grundlagenermittlung, Vorplanung, evtl. Entwurfsplanung, Genehmigungs- und Ausführungsplanung).